با توجه به مكانيزه شدن فعاليت هاي سازمان ها و شركت ها، نياز است كه بخش هاي مختلف سازمان ها و شركت ها را با نرم افزار دبيرخانه و اتوماسيون اداري مديريت كنند.
قصد ما امروز معرفي بهترين نرم افزار دبيرخانه هست كه نقش ويژه اي در يك سازمان دارد. همانطور كه مي دانيد دبيرخانه گردش مكاتبات اداري را انجام مي دهد و كليه سازمان مي توانند با استفاده از اين سيستم نامه ها را در فرمت هاي مختلف آماده كنند، و بين تمامي نامه هاي صادره و وارده جستجو انجام دهند.
با استفاده از نرم افزار دبيرخانه هر سازمان به راحتي كليه مكاتبات و مديريت اسناد را در كوتاه ترين زمان انجام مي دهد.
يك نرم افزار دبيرخانه بايد يكسري ويژگي هايي داشته باشد تا مورد استفاده سازمان ها قرار گيرد. يعني با انواع مديريت هاي ايران سازگار باشدكه مهم ترين بحث اين مطلب است.
امكانات و قابليت هاي يك نرم افزار دبيرخانه
1- ثبت نامه هاي وارده
يكي از قابليت هاي نرم افزار دبيرخانه اين هست كه نامه هاي وارده به سازمان اعم از، مكاتبات بين سازماني، حكم، يادداشت و... را در سيستم ثبت كند و جهت اقدام به كارتابل شخص مورد نظر ارسال كند.
2- ثبت نامه هاي صادره
اين قسمت نامه هاي كه به خارج از دبير خانه ارسال مي شود مربوط است. از زماني كه نامه پيش نويس، تصحيح مكرر (ارجاع دوباره جهت پيش نويس)، امضا و ثبت در دبيرخانه و چاپ يا به سازمان مورد نظر ارسال مي شود. كه اين روند مانند يك چرخه ادامه دارد.
3- انجام مكاتبات داخلي
در اين بخش كاربران دبيرخانه به راحتي و بدون اينكه نامه را ثبت كنند، مي توانند نامه هاي داخلي مختلف را بين دبيرخانه ها و افرادي كه مجاز به دريافت نامه هستند ارسال كنند.
4- ارسال پيغام
اگر كاربري بخواهد بصورت غير رسمي به كاربر ديگر پيغامي را ارسال كند در هر سمت سازماني از اين ويژگي مي تواند استفاده كند.
5- كارتابل
هر فرد در يك سيستم كارتابل ممكن است يك يا چند سمت داشته باشدكه آن فرد براي هر سمت مي تواند يك كارتابل جدا داشته باشد و از طريق آن ميتواند نامه هايي كه برايش ارسال شده را در كارتابل مشاهده و بررسي كند.
6- ارجاع
هر كاربر مي تواند نامه هايي كه در اختيار دارد را براي افراد ديگر ارجاع دهد. يعني اين كاربر اجازه دارد به افرادي كه مجاز به مكاتبه هستند، ارجاع دهد. اشخاص مجاز، اشخاصي هستند كه زير دست و يك سطح بالاتر مي باشند. همچنين كاربر مي تواند نامه را بصورت گروهي ارجاع كند و اگر مجاز به ارجاع محرمانه باشد ميتواند محرمانه ارسال كند.
7- سابقه نامه
تمامي ارجاعاتي كه برروي يك نامه اتفاق افتاده است، سابقه نامه را مشخص مي كند.همچنين كاربر ميتواند سابقه را بصورت كلي و يا بصورت مسيري كه نامه به كاربر فعلي رسيده مشاهده كند. سابقه، دستور ارجاع و وضعيت نامه در كارتابل فرد قابل مشاهده باشند.
8- ارجاع خودكار
در اين ويژگي نرم افزار براساس مشخصاتي كه كاربر تعريف كرده است، نامه هاي خاصي را به فردي بصورت خودكار بايد ارجاع دهد.
جهت مطالعه ادامه ويژگي ها و مزاياي نرم افزار دبيرخانه به سايت سماتوس مراجعه كنيد