در سال‌هاي اخير ، با گسترش شبكه اينترنت، استفاده از نرم‌افزارهاي تحت وب افزايش پيدا كرده است. اين روزها بسياري از كسب‌وكارهاي كوچك و بزرگ از نرم افزار تحت وب استفاده مي‌كنند. فناوري هاي وب فرصت هاي جديدي را براي كسب و كارها در هر اندازه فراهم مي كنند.
در اين مقاله قصد داريم درباره نرم‌افزارهاي تحت وب صحبت كنيم و مزاياي استفاده از آنها را بيان نماييم.
در هر سازماني براي آنكه بتوانيم با افراد تعامل و ارتباطات بهتري داشته باشيم نياز به ابزارهايي داريم كه در صورت نبود آنها بي نظمي خاصي در سازمان حاكم مي شود. يكي از اين ابزار ها نرم افزار اتوماسيون اداري مي باشد. در اين مقاله چند نشانه گفته مي شو د كه در صورت وجود آنها در سازمانتان، شما به اتوماسيون اداري نياز داريد
يكي از مشكلاتي كه خيلي از سازمانها با آن مواجه هستند اين است كه ،بعد از مدتي كارها به فراموشي سپرده مي شود (اگه اين وسط پاي ارباب رجوع در ميون باشه كه بايد بره حاجي حاجي مكه) يا اينكه افراد منتظر هستند كه فرد ديگري آن كار را انجام دهد در اين مواقع نياز به سيستمي است كه بتوان كارها را به سريعترين حالت در هر زمان و مكان انجام داد ضروري مي باشد. يك نرم افزار اتوماسيون اداري خوب در اين زمان مي توانيد بهترين كارايي را داشته باشد شما مي توانيد كارها را به صورت رسمي تعريف و به افراد ارجاع دهيد . حتي مي توانيد براي كارهاي ضروري نيز يادآور تنظيم كرد
اطلاعات در سازمانها و ادارات معمولا به صورت كاغذي يا بر روي سيستم هاي كامپيوتر در محيط كار ذخيره است و دسترسي به آن در هر زمان و مكاني امكان ندارد.تصور كنيد در يك جلسه مهم حضور داريد و ناگهان يادتان مي آيد كه مهمترين اسناد را فراموش كرده ايد(اينجاس كه به خودتون ميگين از هر چي بدم مي ياد سرم مي ياد) در اين زمان نياز به سيستمي كه مجزا از زمان و مكان باشد ضروري مي باشد
پيدا كردن سندها به صورت دستي و يا پيدا كردن شماره آن در سيستم و گشتن آن در فايلها و زونكن ها ( مثل اينه دنبال سوزن تو انبار كاه بگردين) كار خيلي مشكل و زمانبري مي باشد.
اتوماسيون اداري به شما كمك مي كند اسناد، قراردادها و اطلاعات خاصي را كه لازم داريد را به راحتي در آن جستجو كرده و آنها را پيدا كنيد.
براي مطالعه كامل مطلب اين صفحه را مشاهده كنيد
در عصر جديد، با توجه به پيشرفت تكنولوژي و تسريع كارها، روشهاي سنتي نميتوانند جايي در زندگي جديد داشته باشند. به همين دليل مديران براي بهبود سطح مديريتي و نظارت بهتر بر عملكرد پرسنل و در نتيجه سرعت بخشي كار مراجعه كنندگان به سمت سيستم‌هاي سازمان الكترونيك روي آورده‌اند. سيستم هاي گردش مكاتبات، با خودكار سازي بسياري از مكاتبات اداري قادر به صرفه جويي هاي قابل ملاحظه اي در سازمان مي گردند. اين صرفه جويي ها مي تواند شامل كاهش مصرف كاغذ در سازمان، كاهش مراجعه ارباب رجوع به سازمان و در نتيجه كاهش بسياري از مشكلات، استفاده درست از نيروها در مكانهايي كه واقعا نياز به حضور آنها باشد. البته همه اين موارد منوط به كامل بودن سيستم و استقرار درست و صحيح آن در سازمان مي باشد. در اين مقاله قرار است نكاتي درباره انتخاب بهترين نرم افزار اتوماسيون اداري بيان نماييم.
قابليت هاي فراوان سيستم هاي گردش مكاتبات باعث شده است تا سيستم هاي بسياري در كشور توليد گردد. هر كدام از اين سيستم ها توانايي ها و ضعف هايي دارند. بسياري از سيستم ها تنها مبتني بر بسترها و يا سيستم عامل هاي خاص نظير ويندوز هستند كه ضعف بسيار بزرگي بويژه براي سازمان هاي دولتي و يا شبه توليد محسوب مي گردد. محدود بودن به سيستم عامل ويندوز و عدم امكان استقرار برروي سيستم عامل امني نظير لينوكس، در دراز مدت مي تواند مخاطرات فراواني را براي سازمان ها، بويژه سازمان هاي با مقياس كاري بالا در پي داشته باشد.
برخي از سيستم هاي اتوماسيون اداري بدليل عدم استفاده از تكنولوژي هايي نظير آژاكس، تنها براي سازمان هاي با حجم كاري پايين مناسب بوده و به هيچ عنوان قابليت استفاده در سازمان هاي بزرگ با حجم گردش مكاتبات بالا را ندارند.
براي مطالعه مقاله بصورت كامل سايت سماتوس را مشاهده نماييد.
نرم‌افزار اتوماسيون اداري از جمله نرم‌افزارهايي است كه روند كارهاي اداري و سازماني را بهبود مي بخشد و با خودكارسازي فرايندها در زمان و هزينه صرفه جويي قابل ملاحظه اي مي شود. به همين دليل بيشتر سازمانها به دنبال بهترين نرم افزار اتوماسيون اداري هستند تا بتوانند كارايي سازمانشان را به طور قابل ملاحظه اي بالا ببرند. در اين ميان كساني هستند كه به دليل نداشتن اطلاعات كافي يا ضعف مالي دنبال استفاده از اتوماسيون اداري رايگان مي باشند. اما آيا اين نرم افزار ها در مقابل نسخه پولي آن كارايي لازم را دارند؟
مشاغل امروز بيش از گذشته در برابر چالش ها قرار دارند. با توجه به اينكه فناوري تقريباً در هر جنبه از تجارت مدرن تأثير بسيار گسترده اي دارد ، تقريبا سازمان هاي هر صنعت تلاش مي كنند تا خود را با فناوري هاي روز دنيا به روز نگه دارند. يكي از بزرگترين تأثيراتي كه فناوري مدرن بر فعاليتهاي تجاري گذاشته است ، با تلفيق نرم افزار مديريت اسناد در سازمان شما ، از بين رفتن اسناد كاغذي است.
كاغذ؛ گران ، بي مصرف ، دور از امنيت است و در آينده ي مشاغل جايگاه كمي دارد. در حالي كه برخي از مشاغل فكر مي كنند نيازي به دور شدن از كاغذ نيست ، اما شروع به كار با اين روش هرگز اينقدر مهم نبوده است. دانستن چگونگي انتقال از اسناد كاغذي به ديجيتال ممكن است دشوار باشد … و هيچ راهي بهتر از پياده سازي يك سيستم مديريت اسناد با طراحي مناسب وجود ندارد.
در عصر جديد، با توجه به پيشرفت تكنولوژي و تسريع كارها، روشهاي سنتي نميتوانند جايي در زندگي جديد داشته باشند. به همين دليل مديران براي بهبود سطح مديريتي و نظارت بهتر بر عملكرد پرسنل و در نتيجه سرعت بخشي كار مراجعه كنندگان به سمت سيستم اتوماسيون اداري روي آورده اند.
سيستم هاي اتوماسيون اداري، با خودكار سازي بسياري از مكاتبات اداري قادر به صرفه جويي هاي قابل ملاحظه اي در سازمان مي گردند. اين صرفه جويي ها مي تواند شامل كاهش مصرف كاغذ در سازمان، كاهش مراجعه ارباب رجوع به سازمان و در نتيجه كاهش بسياري از مشكلات، استفاده درست از نيروها در مكانهايي كه واقعا نياز به حضور آنها باشد، كاهش تجهيزاتي نظير چاپگر و فكس و … باشد. با خودكار شدن فرآيندها و ثبت لحظه اي اقدامات، از انجام بسياري از تخلفات احتمالي نيز پيش گيري مي شود. با استفاده از اين سيستم ها مديران سازمانها قادر خواهند بود تا بر جزييات فعاليت كاركنان خود نظارت داشته باشند. البته همه اين موارد منوط به كامل بودن سيستم و استقرار درست و صحيح آن در سازمان مي باشد.