نرم‌افزار اتوماسيون اداري از جمله نرم‌افزارهايي است كه روند كارهاي اداري و سازماني را بهبود مي بخشد و با خودكارسازي فرايندها در زمان و هزينه صرفه جويي قابل ملاحظه اي مي شود. به همين دليل بيشتر سازمانها به دنبال بهترين نرم افزار اتوماسيون اداري هستند تا بتوانند كارايي سازمانشان را به طور قابل ملاحظه اي بالا ببرند. در اين ميان كساني هستند كه به دليل نداشتن اطلاعات كافي يا ضعف مالي دنبال استفاده از اتوماسيون اداري رايگان مي باشند. اما آيا اين نرم افزار ها در مقابل نسخه پولي آن كارايي لازم را دارند؟
تفاوت هاي نرم افزار اتوماسيون هاي اداري رايگان و پولي
- هيچ وقت نبايد از اتوماسيون هاي اداري رايگان توقع صد درصد خدمات را داشت. شايد بتوان نيازهاي اوليه را با آنها برطرف نمود اما در صورت بزرگ بودن سازمان و پيچيده شدن فرايندها ديگر كارايي لازم را ندارند.
- ارايه خدمات پس از فروش در نسخه هاي رايگان وجود ندارد و در صورت بروز مشكل در ميانه راه شما مجبور به مهاجرت به نرم افزار ديگري مي شويد كه اين نيازمند صرف زمان و هزينه مي باشد.
- به روز رساني در نرم افزار هاي اتوماسيون اداري رايگان معمولا يا اتفاق نمي افتد يا خيلي دير اتفاق مي افتد.
- امكان گزارش گيري ها ي مختلف در اتوماسيون هاي رايگان وجود ندارد
- امكان تعريف چند دبيرخانه مختلف در اتوماسيون اداري رايگان وجود ندارد و اين براي سازمانهاي بزرگ يك مشكل بزرگ است.
- هيچ نرم افزار اتوماسيون اداري بدون bpms كامل نيست و اين يكي ديگر از معايب نرم افزارهاي اتوماسيون رايگان است.
آيا از اتوماسيون اداري رايگان استفاده كنيم؟
با توجه به دلايلي كه در بالا ذكر شد در جمع بندي نهايي مي توان چون راه اندازي و پشتيباني يك نرم افزار اتوماسيون اداري خوب و كارآمد، نيازمند صرف زمان زياد توسط متخصصان اين حوزه و به كارگيري طرح هاي مديريتي مي باشد بايد به اين نتيجه رسيد كه صرف هزينه و زمان براي خريد بهترين سيستم اتوماسيون اداري كه مطلوب و بهينه باشد مانند سرمايه گذاري در يك پروژه است كه بسيار سود آور و اثر بخش خواهد بود و در مدت زمان كوتاهي هزينه هاي اوليه خود را جبران مي كند.
حال اگر مديريت سازمانتان براي شما مهم است هرگز و تحت هيچ شرايطي به دنبال نرم افزارهاي اتوماسيون اداري رايگان نباشيد چون پس از گذشت زماني شما به اهداف خود كه سهولت و سرعت بخشيدن به انجام امور دبيرخانه اي ومديريتي خود است نرسيده و نهايتا دوباره بايد زمان و هزينه صرف نموده و يك نرم افزار اتوماسيون اداري كارآمد انتخاب كنيد.
براي مطالعه اطلاعات بيشتر مقاله نرم افزار اتوماسيون اداري رايگان را مشاهده فرمائيد.