سازمانهاي زيادي براي افزايش بهره وري و كاهش هزينه ها به سيستم اتوماسيون اداري روي آورده اند. بسياري از اين سازمانها از اتوماسيون براي دانلود برنامه ها يا انجام كارهاي اداري استفاده ميكنند. اما اين بدين معنا نيست كه يك سازمان به اتوماسيون دست يافته است. اتوماسيون كامل از طريق پياده سازي يك سيستم اتوماسيون اداري حاصل ميشود.
در اين مقاله ما سيستم اتوماسيون اداري و مزاياي آن را بررسي ميكنيم؛ پس از آن، روند پياده سازي آن را بررسي خواهيم كرد و برخي از ويژگي هاي مهم يك اتوماسيون اداري كه بايد بدانيد را بررسي خواهيم كرد.
سيستم اتوماسيون اداري چيست؟
يك سيستم اتوماسيون اداري شامل راه حل هاي سخت افزاري و نرم افزاري است كه امكان انتقال داده ها ، بين كامپيوترها را فراهم مي كند. اين سيستم با ساده سازي فرآيندهايي مانند حسابداري، مديريت داده ها، آموزش، مديريت امكانات و... بارهاي سازماني را كاهش مي دهد.
اتوماسيون اداري فقط يك سيستم بدون كاغذ نيست،؛ بعنوان مثال حفظ كليه مكاتبات مرتبط با محصولات و مشتريان در سيستم مديريت اسناد؛ با اين حال، يك سيستم اتوماسيون اداري به سازمان ها پيشنهاد قطع كمتر درختان و سبزينگي با كاهش كاغذ را مي دهد. اين يك ابزار قدرتمند است كه مي تواند براي از بين بردن فرآيند هاي دستي، شناسايي گردش ناكارآمد و تسهيل تصميم گيري آگاهانه مورد استفاده قرار بگيرد.
نحوه پياده سازي سيستم اتوماسيون اداري
قبل از اجراي سيستم اتوماسيون اداري ، سازمان بايد وقت بگذارد تا ببيند كدام فرآيندهاي خاص بايد خودكار شوند. يكي از ساده ترين راه ها براي بررسي گردش كار ، تهيه نقشه از طريق فرآيند است.
نقشه برداري فرآيند كسب و كار شامل ايجاد نمايشي بصري از فرايندهاي كار براي تعريف اينكه سازمان چه كاري انجام مي دهد ، چگونه آن را انجام مي دهد و مسئوليت هر كار به عهده كيست. بسياري از فرايندهاي يك سازمان فاقد سند هستند. با ايجاد تصاوير بصري ، افراد مي توانند سيستم گردش كار و وظايفي را كه نياز به ساده سازي دارند ، شناسايي كنند.
مزاياي پياده سازي سيستم اتوماسيون اداري
پياده سازي سيستم اتوماسيون اداري مزاياي گسترده اي را به سازمان ها ارائه مي دهد. اين مزايا شامل موارد زير است:
افزايش دقت
انسان خطا مي كند. خطاهاي انساني نه تنها ممكن است ناكارآمدي و تاخير در بهره وري داشته باشند، بلكه ممكن است هزينه بر باشند. بعنوان مثال، اضافه كردن رقم اضافي هنگام پرداخت حقوق يك كارمند يا فروشنده. اشتباهات جدي ميتواند منجر به مشكلات و مسائل امنيتي و... شوند. يك سيستم اتوماسيون اداري دخالت انسان در انتقال داده را محدود ميكند كه اين امر بروز خطا را به حداقل مي رساند.
كاهش هزينه ها
با خودكار سازي فرآيندهاي پيچيده تجاري، سازمان ها نيازي به سرمايه گذاري در استخدام براي آن كارها ندارند. در نتيجه ، هزينه هاي عملياتي كمتر است ، در حالي كه بهره وري و حاشيه سود به طور قابل توجهي بيشتر است.
براي مطالعه ادامه مطلب مقاله پياده سازي اتوماسيون اداري را مطالعه كنيد