اتوماسيون اداري

نرم‌افزار اتوماسيون اداري از جمله نرم‌افزارهايي است كه روند كارهاي اداري و سازماني را بهبود مي بخشد و با خودكارسازي فرايندها در زمان و هزينه صرفه جويي قابل ملاحظه اي مي شود. به همين دليل بيشتر سازمانها به دنبال بهترين نرم افزار اتوماسيون اداري هستند تا بتوانند كارايي سازمانشان را به طور قابل ملاحظه اي بالا ببرند. در اين ميان كساني هستند كه به دليل نداشتن اطلاعات كافي يا ضعف مالي دنبال استفاده از اتوماسيون اداري رايگان مي باشند. اما آيا اين نرم افزار ها در مقابل نسخه پولي آن كارايي لازم را دارند؟

در عصر جديد، با توجه به پيشرفت تكنولوژي و تسريع كارها، روشهاي سنتي نميتوانند جايي در زندگي جديد داشته باشند. به همين دليل مديران براي بهبود سطح مديريتي و نظارت بهتر بر عملكرد پرسنل و در نتيجه سرعت بخشي كار مراجعه كنندگان به سمت سيستم اتوماسيون اداري روي آورده اند.

سيستم هاي اتوماسيون اداري، با خودكار سازي بسياري از مكاتبات اداري قادر به صرفه جويي هاي قابل ملاحظه اي در سازمان مي گردند. اين صرفه جويي ها مي تواند شامل كاهش مصرف كاغذ در سازمان، كاهش مراجعه ارباب رجوع به سازمان و در نتيجه كاهش بسياري از مشكلات، استفاده درست از نيروها در مكانهايي كه واقعا نياز به حضور آنها باشد، كاهش تجهيزاتي نظير چاپگر و فكس و … باشد. با خودكار شدن فرآيندها و ثبت لحظه اي اقدامات، از انجام بسياري از تخلفات احتمالي نيز پيش گيري مي شود. با استفاده از اين سيستم ها مديران سازمانها قادر خواهند بود تا بر جزييات فعاليت كاركنان خود نظارت داشته باشند. البته همه اين موارد منوط به كامل بودن سيستم و استقرار درست و صحيح آن در سازمان مي باشد.