در عصر جديد، با توجه به پيشرفت تكنولوژي و تسريع كارها، روشهاي سنتي نميتوانند جايي در زندگي جديد داشته باشند. به همين دليل مديران براي بهبود سطح مديريتي و نظارت بهتر بر عملكرد پرسنل و در نتيجه سرعت بخشي كار مراجعه كنندگان به سمت سيستم اتوماسيون اداري روي آورده اند.
سيستم هاي اتوماسيون اداري، با خودكار سازي بسياري از مكاتبات اداري قادر به صرفه جويي هاي قابل ملاحظه اي در سازمان مي گردند. اين صرفه جويي ها مي تواند شامل كاهش مصرف كاغذ در سازمان، كاهش مراجعه ارباب رجوع به سازمان و در نتيجه كاهش بسياري از مشكلات، استفاده درست از نيروها در مكانهايي كه واقعا نياز به حضور آنها باشد، كاهش تجهيزاتي نظير چاپگر و فكس و … باشد. با خودكار شدن فرآيندها و ثبت لحظه اي اقدامات، از انجام بسياري از تخلفات احتمالي نيز پيش گيري مي شود. با استفاده از اين سيستم ها مديران سازمانها قادر خواهند بود تا بر جزييات فعاليت كاركنان خود نظارت داشته باشند. البته همه اين موارد منوط به كامل بودن سيستم و استقرار درست و صحيح آن در سازمان مي باشد.
تعريف سيستم اتوماسيون اداري
سيستم اتوماسيون اداري ابزاري است كه داده ها را قادر مي سازد بدون دخالت و
عدم دقت بشر به تنهايي از يك سيستم به سيستم ديگر منتقل شوند. اين ابزارها
به سازمانها كمك مي كنند تا وظايف و فرايندهاي روزمره را به طور ايمن جمع آوري ، مديريت و تجزيه و تحليل كنند.
البته براي اتوماسيون اداري تعاريف متعددي انجام شده است از جمله
ويكي پديا : اتوماسيون اداري به ماشين آلات و نرم افزارهاي رايانه اي متنوعي گفته مي شود كه براي ايجاد ديجيتال
، جمع آوري ، ذخيره ، دستكاري و پخش اطلاعات دفتري مورد نياز براي انجام كارهاي اساسي استفاده مي شود.
ذخيره سازي داده هاي خام ، انتقال الكترونيكي و مديريت اطلاعات كسب و كار الكترونيكي از فعاليت هاي
اساسي سيستم اتوماسيون اداري است. اتوماسيون اداري به بهينه سازي يا خودكاركردن رويه هاي موجود
دفتر كمك مي كند.
بخوانيد: بهترين نرم افزار اتوماسيون اداري بايد چه ويژگي هايي داشته باشد؟
در ويكي پديا فارسي به آن خودكارسازي اداري گفته شده و اتوماسيون اداري به مجموعه‌اي از روشهاي
كاري و نرم‌افزار و سخت‌افزار رايانه گفته شده كه براي ذخيره و بازيابي و مبادله اسناد و اطلاعات اداري
به كار گرفته مي شود.
بخش هاي سيستم اتوماسيون اداري
سيستم هاي اتوماسيون اداري اين روزها گسترش پيدا كرده و فقط ثبت نامه ها را برعهده ندارد و شامل
زير سيستم هاي مختلفي مي باشد...
براي مشاهده كامل مطلب به وبسايت سماتوس مراجعه كنيد.