در هر سازماني براي آنكه بتوانيم با افراد تعامل و ارتباطات بهتري داشته باشيم نياز به ابزارهايي داريم كه در صورت نبود آنها بي نظمي خاصي در سازمان حاكم مي شود. يكي از اين ابزار ها نرم افزار اتوماسيون اداري مي باشد. در اين مقاله چند نشانه گفته مي شو د كه در صورت وجود آنها در سازمانتان، شما به اتوماسيون اداري نياز داريد
دلايلي كه نشان مي دهد شما در سازمانتان نياز به اتوماسيون اداري داريد
يكي از مشكلاتي كه خيلي از سازمانها با آن مواجه هستند اين است كه ،بعد از مدتي كارها به فراموشي سپرده مي شود (اگه اين وسط پاي ارباب رجوع در ميون باشه كه بايد بره حاجي حاجي مكه) يا اينكه افراد منتظر هستند كه فرد ديگري آن كار را انجام دهد در اين مواقع نياز به سيستمي است كه بتوان كارها را به سريعترين حالت در هر زمان و مكان انجام داد ضروري مي باشد. يك نرم افزار اتوماسيون اداري خوب در اين زمان مي توانيد بهترين كارايي را داشته باشد شما مي توانيد كارها را به صورت رسمي تعريف و به افراد ارجاع دهيد . حتي مي توانيد براي كارهاي ضروري نيز يادآور تنظيم كرد
۲-به اطلاعات در هر زمان و مكاني دسترسي نداريد
اطلاعات در سازمانها و ادارات معمولا به صورت كاغذي يا بر روي سيستم هاي كامپيوتر در محيط كار ذخيره است و دسترسي به آن در هر زمان و مكاني امكان ندارد.تصور كنيد در يك جلسه مهم حضور داريد و ناگهان يادتان مي آيد كه مهمترين اسناد را فراموش كرده ايد(اينجاس كه به خودتون ميگين از هر چي بدم مي ياد سرم مي ياد) در اين زمان نياز به سيستمي كه مجزا از زمان و مكان باشد ضروري مي باشد
۳-براي پيدا كردن اسناد و سوابق نامه ها مشكل داريد
پيدا كردن سندها به صورت دستي و يا پيدا كردن شماره آن در سيستم و گشتن آن در فايلها و زونكن ها ( مثل اينه دنبال سوزن تو انبار كاه بگردين) كار خيلي مشكل و زمانبري مي باشد.
اتوماسيون اداري به شما كمك مي كند اسناد، قراردادها و اطلاعات خاصي را كه لازم داريد را به راحتي در آن جستجو كرده و آنها را پيدا كنيد.
براي مطالعه كامل مطلب اين صفحه را مشاهده كنيد