در عصر جديد، با توجه به پيشرفت تكنولوژي و تسريع كارها، روش‌هاي سنتي نمي‌توانند جايي در زندگي جديد داشته باشند. به همين دليل مديران براي بهبود سطح مديريتي و نظارت بهتر بر عملكرد پرسنل و در نتيجه سرعت بخشي كار مراجعه كنندگان به سمت سيستم‌هاي سازمان الكترونيك روي آورده‌اند. سيستم هاي گردش مكاتبات، با خودكار سازي بسياري از مكاتبات اداري قادر به صرفه جويي هاي قابل ملاحظه اي در سازمان مي گردند. اين صرفه جويي ها مي تواند شامل كاهش مصرف كاغذ در سازمان، كاهش مراجعه ارباب رجوع به سازمان و در نتيجه كاهش بسياري از مشكلات، استفاده درست از نيروها در مكانهايي كه واقعا نياز به حضور آنها باشد. البته همه اين موارد منوط به كامل بودن سيستم و استقرار درست و صحيح آن در سازمان مي باشد. در اين مقاله قرار است نكاتي درباره انتخاب بهترين نرم افزار اتوماسيون اداري بيان نماييم.
ويژگي هاي اوليه براي بهترين نرم افزار اتوماسيون اداري
۱- قابل اجرا بر روي تمام سيستم عامل ها
قابليت هاي فراوان سيستم هاي گردش مكاتبات باعث شده است تا سيستم هاي بسياري در كشور توليد گردد. هر كدام از اين سيستم ها توانايي ها و ضعف هايي دارند. بسياري از سيستم ها تنها مبتني بر بسترها و يا سيستم عامل هاي خاص نظير ويندوز هستند كه ضعف بسيار بزرگي بويژه براي سازمان هاي دولتي و يا شبه توليد محسوب مي گردد. محدود بودن به سيستم عامل ويندوز و عدم امكان استقرار برروي سيستم عامل امني نظير لينوكس، در دراز مدت مي تواند مخاطرات فراواني را براي سازمان ها، بويژه سازمان هاي با مقياس كاري بالا در پي داشته باشد.
۲- قابليت استفاده در سازمانهاي بزرگ
برخي از سيستم هاي اتوماسيون اداري بدليل عدم استفاده از تكنولوژي هايي نظير آژاكس، تنها براي سازمان هاي با حجم كاري پايين مناسب بوده و به هيچ عنوان قابليت استفاده در سازمان هاي بزرگ با حجم گردش مكاتبات بالا را ندارند.
براي مطالعه مقاله بصورت كامل سايت سماتوس را مشاهده نماييد.