مشاغل امروز بيش از گذشته در برابر چالش ها قرار دارند. با توجه به اينكه فناوري تقريباً در هر جنبه از تجارت مدرن تأثير بسيار گسترده اي دارد ، تقريبا سازمان هاي هر صنعت تلاش مي كنند تا خود را با فناوري هاي روز دنيا به روز نگه دارند. يكي از بزرگترين تأثيراتي كه فناوري مدرن بر فعاليتهاي تجاري گذاشته است ، با تلفيق نرم افزار مديريت اسناد در سازمان شما ، از بين رفتن اسناد كاغذي است.
كاغذ؛ گران ، بي مصرف ، دور از امنيت است و در آينده ي مشاغل جايگاه كمي دارد. در حالي كه برخي از مشاغل فكر مي كنند نيازي به دور شدن از كاغذ نيست ، اما شروع به كار با اين روش هرگز اينقدر مهم نبوده است. دانستن چگونگي انتقال از اسناد كاغذي به ديجيتال ممكن است دشوار باشد … و هيچ راهي بهتر از پياده سازي يك سيستم مديريت اسناد با طراحي مناسب وجود ندارد.
سيستم مديريت اسناد چيست؟
به بيان ساده ، اصطلاح “سيستم مديريت اسناد” به نرم افزاري گفته مي شود كه به شما امكان مي دهد اسناد الكترونيكي را ذخيره و پيگيري كنيد. در حالي كه اين اساسي ترين عملكرد هر سيستم مديريت اسناد است ، اما آنهايي كه با در نظر گرفتن عملكرد طراحي مي شوند ، به طور معمول داراي ويژگي هاي مختلفي هستند.
سيستم هاي مديريت اسناد در اشكال و اندازه هاي مختلف وجود دارد. برخي از آنها مستقل هستند … يعني برنامه هايي هستند كه تنها با هدف كمك به كاربران در مديريت پرونده ها و اسناد طراحي شده اند. برخي ديگر به عنوان بخشي از يك مجموعه مستحكم تر ارائه مي شوند كه شامل تعدادي ديگر از ابزارهاي مربوط به تجارت مي شود – از جمله تقويم ها ، پيام رساني ، وبلاگ نويسي ، ويكي ها و پيگيري پرونده و… . اين مجموعه ها كه معمولاً به عنوان نرم افزارهاي مشاغل اجتماعي ، نرم افزارهاي اتوماسيون اداري يا ابزارهاي همكاري شناخته مي شوند ، براي مشاغلي كه به دنبال ابزار واحدي براي اداره امور روزمره هستند ايدهآل مي باشد.
۷ ويژگي برتر مديريت اسناد كه امروز به آنها نياز داريد.
همانطور كه انتظار داريد ، همه سيستم هاي مديريت اسناد به يك اندازه ايجاد نشده اند. موارد بسياري وجود دارد كه آنها را از يكديگر متمايز مي كند … و درك اينكه چه چيزي باعث ايجاد يك پلتفرم مناسب مي شود براي مشاغل مدرن مهم است – كوچك ، متوسط و بزرگ.
هنگام خريد سيستم مديريت اسناد ، ويژگي هاي آن را در نظر بگيريد و مطمئن باشيد كه اين سيستم مطابق با استانداردهاي زير است:
۱. دسترسي به ابر
اين روزها عملاً همه كارها در تجارت بصورت آنلاين صورت مي گيرد. از آنجا كه كارمندان در هر زمان و هر مكان نياز به بارگذاري و بارگيري اسناد دارند ، دسترسي به ابر از ضروريات است. در حالي كه سيستم هاي مديريت اسناد مبتني بر وب به سرعت در صنعت به استاندارد تبديل مي شوند ، هنوز تعدادي گزينه ها وجود دارد كه از يكپارچه سازي وب برخوردار نيستند … و از اين گزينه ها بايد خودداري شود.
۲. سازمان هوشمند
دستكاري بسياري از اسناد مي تواند به سرعت مشكل ساز شود. اين امر به ويژه در مورد مشاغل در حال رشد صادق است. هرچه يك شركت بزرگتر شود ، احتمال وجود مدارك بيشتر و بيشتري براي سازماندهي بيشتر است. سلسله مراتب سازماني يكي از مهمترين ويژگيهايي است كه بايد در هنگام انتخاب سيستم مديريت اسناد مورد توجه قرار گيرد. طبقه بندي ، برچسب گذاري و رتبه بندي به شما كمك مي كند تا پرونده هاي مورد نياز خود را در اسرع وقت پيدا كنيد.
براي مطالعه كامل مطلب به وبسايت سماتوس مراجعه كنيد.