احتمالا همه شما مي دانيد نرم افزار BPMS چيست و با آن آشنا هستيد. سامانه فرآيند ساز متشكل از سه زير سامانه فرم ساز، گردش فرم و گزارش ساز مي باشد. و براي الكترونيكي كردن فرآيندهاي سازماني طراحي شده است. اما يك سامانه مديريت فرايند هميشه موفق نيست. براي اجراي موفق پروژه‌هاي مديريت فرايندها، سازمان‌ها نيازمند رعايت پاره‌اي از عوامل هستند. در اينجا عوامل موفقيت پروژه bpms بيان مي شود.
عوامل موفقيت پروژه BPMS
راهبري
در صورت عدم در اختيار داشتن حمايت كامل و بي‌قيدوشرط هيئت مديره و مديرعامل سازمان، نبايد به اجراي BPM اقدام كرد. در حال حاضر تعداد بسيار اندكي از اعضاي هيئت مديره و مديران عامل درحال تبديل سازمان‌ها به سازمان‌هاي فرايندمحور هستند.
بي‌شك آگاهي سازمان‌ها نسبت به اهميت فرايندها، در سازمان‌هاي مختلف در حال افزايش است. اما هنوز راه بسيار طولاني براي دستيابي به سازمان‌هاي فرايندمحور وجود دارد.
رهبري در اين زمينه يعني بايد توجه، حمايت، تشخيص بودجه، تعهد و زمان رهبر سازمان را در اجراي پروژه‌ي BPM در اختيار داشت.
زمان
زمان يكي از عوامل كليدي است، كه لازم است از هيئت مديره اخذ شود. اين عامل به هيچ عنوان بدين معني نيست كه رهبر سازمان تنها ماهي يك بار خود را در كميته راهبري نشان دهد. بلكه تعهد زماني به معني حمايت كامل رهبر سازمان از پروژه‌ي بهبود فرايند در ميان همكاران، ذي‌نفعان، مشتريان، تامين‌كنندگان و كاركنان سازمان است.
رهبر بايد به‌عنوان «سرپرست فروش» پروژه‌ي BPM باشد و بايد به‌طور مداوم مزايا و خروجي‌هاي مورد انتظار پروژه‌ي BPM را به تمامي افراد سازمان بفروشد.
پيوند زدن پروژه‌ي BPM به استراتژي سازمان
پروژه‌هاي مختلف براي اين ايجاد مي‌شوند كه بتوانند به اجراي استراتژي‌ها و اهداف سازمان كمك كنند. اگر اينطور نباشد، پروژه‌ي مورد نظر نبايد وجود داشته باشد. مگر اين‌كه به‌طور خاص به‌عنوان يك راهكار تاكتيكي كوتاه مدت برنامه‌ريزي شده باشد. اما راهكارهاي تاكتيكي كوتاه مدت براي سازمان بسيار خطرناك هستند.
مديران از اين راه‌حل‌ها براي حل مسائل فوري استفاده مي‌كنند. سپس توجه آن‌ها به مسائل ديگر معطوف مي‌شود. در نتيجه آن‌ها ديگر هيچ‌گاه زمان لازم براي تمركز مجدد بر مسئله‌ي اصلي را نمي‌يابند و در تله‌ي رشته‌اي از راهكارهاي تاكتيكي گير خواهند افتاد. كه اين امر در طول زمان به چالش عمده اي تبديل خواهد شد.
استراتژي سازمان تنها زمين مشتركي است كه تضمين مي‌كند كه همه‌ي افراد در پروژه‌هاي مختلف به سوي اهداف يكساني گام برمي‌دارند.
رويكرد ساخت‌يافته براي اجراي BPM
بدون استفاده از رويكرد ساخت‌يافته نمي‌توان تضمين كرد كه پروژه‌ي BPM با استراتژي‌هاي سازمان هم‌راستا شود. در اين موارد با پيشرفت پروژه و بيشتر شدن فشارها سازمان موفق به درپيش گرفتن رويكرد سيستماتيك و ساختاري موردنياز نخواهد شد.
توانمند ساختن كاركنان
كاركنان به شدت تحت تاثير پروژه‌هاي BPM قرار مي‌گيرند. ممكن است با تغيير فعاليت‌ها و وظايف نقش آن‌ها به ميزان زيادي تغيير كند. شايد براي نخستين بار نياز باشد كه عملكرد آن‌ها ارزيابي شود.
رهبران تيم‌هاي كسب‌وكار ممكن است براي اولين بار نيازمند مديريت فرايندها، برنامه‌ريزي حجم و ظرفيت كار باشند. افراد مهمترين سرمايه‌هاي سازمان هستند؛ بنابراين تا زماني كه سيستم‌هاي ارزيابي عملكرد و اخذ بازخور مجدداً طراحي و به‌خوبي مستقر نشوند، نبايد عملكرد آن‌ها مورد ارزيابي قرار بگيرد. بايد بتوان پيش از اجراي فرايندهاي جديد و ارزيابي كارايي كاركنان در آن فرايندها، آن‌ها را توانمند ساخت تا بتوانند در ساختار جديد به‌خوبي كار كنند.