اتوماسيون اداري

نرم‌افزار اتوماسيون اداري از جمله نرم‌افزارهايي است كه روند كارهاي اداري و سازماني را بهبود مي بخشد و با خودكارسازي فرايندها در زمان و هزينه صرفه جويي قابل ملاحظه اي مي شود. به همين دليل بيشتر سازمانها به دنبال بهترين نرم افزار اتوماسيون اداري هستند تا بتوانند كارايي سازمانشان را به طور قابل ملاحظه اي بالا ببرند. در اين ميان كساني هستند كه به دليل نداشتن اطلاعات كافي يا ضعف مالي دنبال استفاده از اتوماسيون اداري رايگان مي باشند. اما آيا اين نرم افزار ها در مقابل نسخه پولي آن كارايي لازم را دارند؟

مشاغل امروز بيش از گذشته در برابر چالش ها قرار دارند. با توجه به اينكه فناوري تقريباً در هر جنبه از تجارت مدرن تأثير بسيار گسترده اي دارد ، تقريبا سازمان هاي هر صنعت تلاش مي كنند تا خود را با فناوري هاي روز دنيا به روز نگه دارند. يكي از بزرگترين تأثيراتي كه فناوري مدرن بر فعاليتهاي تجاري گذاشته است ، با تلفيق نرم افزار مديريت اسناد در سازمان شما ، از بين رفتن اسناد كاغذي است.

كاغذ؛ گران ، بي مصرف ، دور از امنيت است و در آينده ي مشاغل جايگاه كمي دارد. در حالي كه برخي از مشاغل فكر مي كنند نيازي به دور شدن از كاغذ نيست ، اما شروع به كار با اين روش هرگز اينقدر مهم نبوده است. دانستن چگونگي انتقال از اسناد كاغذي به ديجيتال ممكن است دشوار باشد … و هيچ راهي بهتر از پياده سازي يك سيستم مديريت اسناد با طراحي مناسب وجود ندارد.

در عصر جديد، با توجه به پيشرفت تكنولوژي و تسريع كارها، روشهاي سنتي نميتوانند جايي در زندگي جديد داشته باشند. به همين دليل مديران براي بهبود سطح مديريتي و نظارت بهتر بر عملكرد پرسنل و در نتيجه سرعت بخشي كار مراجعه كنندگان به سمت سيستم اتوماسيون اداري روي آورده اند.

سيستم هاي اتوماسيون اداري، با خودكار سازي بسياري از مكاتبات اداري قادر به صرفه جويي هاي قابل ملاحظه اي در سازمان مي گردند. اين صرفه جويي ها مي تواند شامل كاهش مصرف كاغذ در سازمان، كاهش مراجعه ارباب رجوع به سازمان و در نتيجه كاهش بسياري از مشكلات، استفاده درست از نيروها در مكانهايي كه واقعا نياز به حضور آنها باشد، كاهش تجهيزاتي نظير چاپگر و فكس و … باشد. با خودكار شدن فرآيندها و ثبت لحظه اي اقدامات، از انجام بسياري از تخلفات احتمالي نيز پيش گيري مي شود. با استفاده از اين سيستم ها مديران سازمانها قادر خواهند بود تا بر جزييات فعاليت كاركنان خود نظارت داشته باشند. البته همه اين موارد منوط به كامل بودن سيستم و استقرار درست و صحيح آن در سازمان مي باشد.